1. Wie zijn wij?

Flowassist is de eenmanszaak van Matthias Deseyne, gevestigd te Groenestraat 522, 8800 Roeselare, ingeschreven onder ondernemingsnummer 1041.628.560. Je kan ons bereiken via hallo@flow-assist.be. Flowassist is verantwoordelijke voor de verwerking van de persoonsgegevens zoals hieronder beschreven.
 

2. Welke gegevens verzamelen wij?

• Contactgegevens: naam, bedrijfsnaam, e-mailadres - verzameld via onze contactformulieren, de automatisatie-scan op onze website, of rechtstreeks contact.

• Gegevens die je zelf invult in onze automatisatie-scan (bv. antwoorden over je bedrijfsprocessen), om een indicatief rapport te kunnen opstellen.

• Facturatiegegevens van klanten (naam, adres, btw-nummer), voor zover nodig voor onze boekhoudkundige verplichtingen.

• Technische gegevens (bv. via cookies/analytics op onze website), voor zover je hiervoor toestemming gaf.
   

3. Waarom verwerken wij deze gegevens?

• Om je aanvraag (bv. via de automatisatie-scan) te verwerken en je een rapport en/of antwoord te bezorgen - rechtsgrond: uitvoering van een (voor)overeenkomst / gerechtvaardigd belang.

• Om een overeenkomst met je uit te voeren wanneer je klant wordt - rechtsgrond: uitvoering van de overeenkomst.

• Om te voldoen aan onze wettelijke en boekhoudkundige verplichtingen - rechtsgrond: wettelijke verplichting.

• Om je, mits toestemming, verder te informeren over onze diensten - rechtsgrond: toestemming.
   

4. Met wie delen wij je gegevens?

Flowassist verkoopt jouw gegevens nooit aan derden. Wij delen gegevens enkel met:

• Onze IT-dienstverleners die instaan voor de technische werking van onze tools (o.a. scan-tool, afsprakenbeheer, hosting).

• Onze boekhouder, voor zover nodig voor onze wettelijke boekhoudkundige verplichtingen.

• Overheidsinstanties, indien wettelijk verplicht.

Sommige van deze dienstverleners kunnen gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken (bv. Google). In dat geval baseren wij ons op de passende waarborgen die deze partijen bieden (o.a. modelcontractbepalingen).
 

5. Hoelang bewaren wij je gegevens?

Wij bewaren je gegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor ze werden verzameld:

• Aanvragen via de automatisatie-scan die niet tot een klantrelatie leiden: maximaal 24 maanden.

• Klant- en facturatiegegevens: 7 jaar, conform de wettelijke boekhoudkundige bewaartermijn.
   

6. Jouw rechten

Je hebt steeds het recht om je gegevens in te kijken, te laten verbeteren, te laten verwijderen ("recht om vergeten te worden"), de verwerking te laten beperken, je gegevens over te dragen, en bezwaar te maken tegen een verwerking. Om deze rechten uit te oefenen, contacteer je ons via hallo@flow-assist.be.

Ben je niet tevreden over hoe wij je gegevens verwerken, dan kan je een klacht indienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit (www.gegevensbeschermingsautoriteit.be).
 

7. Beveiliging

Flowassist neemt passende technische en organisatorische maatregelen om je gegevens te beschermen tegen verlies, misbruik of ongeoorloofde toegang.
 

8. Gebruik van artificiële intelligentie

Flowassist zet, waar functioneel relevant, artificiële intelligentie (AI) in bij de ontwikkeling van automatisatieoplossingen, eventueel via AI-diensten van derde partijen. Jouw gegevens worden hierbij uitsluitend gebruikt om de afgesproken automatisatie te laten werken, niet om AI-modellen te trainen. Communiceer je met een AI-systeem dat namens Flowassist of een klant van Flowassist rechtstreeks met jou interageert (bv. een chatbot), dan word je hiervan, conform artikel 50 van de Europese AI-verordening, duidelijk op de hoogte gebracht.
 

9. Wijzigingen

Deze privacyverklaring kan worden aangepast. De meest recente versie is steeds beschikbaar op flow-assist.be.