1. Definities

Flowassist, eenmanszaak van Matthias Deseyne, ingeschreven onder ondernemingsnummer 1041.628.560, met activiteit informaticaconsultancy en automatisatie van bedrijfsprocessen (NACE 62.02 / 62200 en aanverwante codes), met zetel te Groenestraat 522, 8800 Roeselare, hierna "Flowassist".
 

Klant, elke onderneming die met Flowassist een overeenkomst aangaat. Deze voorwaarden zijn geschreven voor B2B-relaties; is de Klant uitzonderlijk een consument, dan blijven de dwingende wettelijke consumentenbeschermingsregels onverkort gelden naast deze voorwaarden.
 

Diensten: automatisatieprojecten (o.a. voor e-mail & communicatie, gegevens & administratie, opvolging & herinneringen, koppelen van tools, en maatwerk automatisaties), telkens opgeleverd volgens de werkwijze Intake, Analyse, Flow-bouw, Testen, Oplevering en Opvolging.
 

2. Toepassingsgebied

Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle offertes, overeenkomsten en diensten van Flowassist, tenzij schriftelijk anders overeengekomen. Eigen voorwaarden van de Klant worden uitgesloten, tenzij Flowassist deze schriftelijk aanvaardde.
 

Deze voorwaarden worden vóór of uiterlijk bij het sluiten van elke overeenkomst schriftelijk (o.a. als bijlage bij de offerte) aan de Klant bezorgd. Een loutere verwijzing op de factuur volstaat niet.
 

3. Totstandkoming van de overeenkomst

Een overeenkomst komt tot stand op het moment dat de Klant een offerte van Flowassist schriftelijk aanvaardt (e-mail volstaat), of op het moment dat Flowassist op uitdrukkelijk verzoek van de Klant met de uitvoering start. Offertes zijn vrijblijvend en 30 kalenderdagen geldig, tenzij anders vermeld.
 

4. Werkwijze en uitvoering - inspanningsverbintenis

Flowassist levert haar automatisatieprojecten volgens een vast stappenplan: (1) Intake - kennismaking en in kaart brengen van de uitdagingen, (2) Analyse - diepgaande doorlichting van de processen, (3) Flow-bouw - ontwikkeling van de automatisatie, (4) Testen - controle op foutloze werking, (5) Oplevering - de flow gaat live en het team wordt wegwijs gemaakt, (6) Opvolging - Flowassist blijft nadien beschikbaar voor verdere bijsturing en optimalisatie.
 

Flowassist verbindt zich tot een inspanningsverbintenis, geen resultaatsverbintenis: zij voert de opdracht met de nodige zorgvuldigheid en vakkennis uit, maar garandeert geen 100% ononderbroken werking of volledig foutvrije automatisatie.
 

De Klant verleent tijdig alle noodzakelijke informatie, toegang tot systemen/data en een aanspreekpunt. Vertragingen door laattijdige aanlevering vanwege de Klant kunnen niet aan Flowassist worden toegerekend.
 

5. Ondersteuning na oplevering

Na oplevering blijft Flowassist, in de mate van het redelijke en als zelfstandige eenmanszaak, beschikbaar voor vragen, kleine bijsturingen en verdere optimalisatie van de opgeleverde automatisatie (de "Opvolging"-fase). Dit betreft een inspanningsverbintenis zonder gegarandeerde reactietermijnen; wenst de Klant een verdergaand, doorlopend niveau van ondersteuning met concrete reactietermijnen, dan kan hiertoe apart Flowcare (Plus of Pro) worden afgesloten, waarvan de modaliteiten schriftelijk worden vastgelegd.
 

De Klant verleent Flowassist, waar nodig voor deze ondersteuning, veilige toegang op afstand tot de betrokken systemen. Toegangsgegevens worden door Flowassist vertrouwelijk behandeld en uitsluitend gebruikt in het kader van de opdracht.
 

6. Privacy, data en beveiliging

Verwerkersovereenkomst

Voor zover Flowassist in het kader van de Diensten persoonsgegevens verwerkt namens de Klant, treedt zij op als verwerker in de zin van de AVG/GDPR. Beide partijen sluiten hiertoe een aparte verwerkersovereenkomst, die integraal deel uitmaakt van de overeenkomst. Bij tegenstrijdigheid met deze algemene voorwaarden, primeert de verwerkersovereenkomst wat gegevensverwerking betreft.
 

Back-ups

Tenzij uitdrukkelijk en schriftelijk als afzonderlijke dienst overeengekomen, is de Klant zelf verantwoordelijk voor het maken, testen en bewaren van back-ups van zijn eigen data en systemen die via de automatisatieoplossing van Flowassist verwerkt worden.
 

Beveiliging

Flowassist neemt passende technische en organisatorische maatregelen om de door haar beheerde systemen en gegevens te beveiligen tegen verlies, misbruik of ongeoorloofde toegang, rekening houdend met de stand van de techniek en de aard van een eenmanszaak.
 

7. Intellectuele eigendom

Alle intellectuele eigendomsrechten op door Flowassist ontwikkelde software, scripts, methodes, sjablonen, documentatie en adviezen blijven, behoudens uitdrukkelijk schriftelijk andersluidend beding, eigendom van Flowassist.
 

De Klant verkrijgt, na volledige betaling van de overeengekomen prijs, een niet-exclusief, niet-overdraagbaar gebruiksrecht op de specifiek voor hem ontwikkelde oplossing, beperkt tot het doel waarvoor deze werd ontwikkeld. Bestaande data, content en systemen van de Klant blijven te allen tijde eigendom van de Klant.
 

8. Gebruik van artificiële intelligentie

Flowassist maakt bij de ontwikkeling van automatisatieoplossingen, waar functioneel relevant, gebruik van artificiële intelligentie (AI), eventueel via AI-diensten van derde partijen. Voor zover een door Flowassist opgeleverde oplossing rechtstreeks met de eindklanten of medewerkers van de Klant communiceert op een wijze die niet vanzelfsprekend als AI herkenbaar is (bv. een AI-chatbot), is de Klant er als gebruiksverantwoordelijke toe gehouden zijn eindgebruikers hiervan op passende wijze in kennis te stellen, conform artikel 50 van de Europese AI-verordening (Verordening (EU) 2024/1689).
 

Flowassist gebruikt gegevens van de Klant uitsluitend om de overeengekomen automatisatie te laten functioneren, en niet om onderliggende AI-modellen van Flowassist of derde partijen te trainen, behoudens uitdrukkelijke andersluidende schriftelijke afspraak.
 

9. Aansprakelijkheid en schadebeperking

De totale aansprakelijkheid van Flowassist voor enige tekortkoming in de uitvoering van de Diensten is per schadegeval beperkt tot het totaal van de door de Klant aan Flowassist betaalde vergoedingen voor de betrokken opdracht, met een absoluut maximum van € 5.000 per schadegeval, tenzij en voor zover een eventuele beroepsaansprakelijkheidsverzekering van Flowassist in het concrete geval een hogere dekking biedt.
 

Flowassist is in geen geval aansprakelijk voor indirecte schade, gevolgschade, winstderving, gemiste besparingen, verlies van klanten of goodwill, noch voor schade door bedrijfsstagnatie, behoudens in geval van bedrog, opzet of zware fout van Flowassist.
 

Flowassist is niet aansprakelijk voor gebreken die het gevolg zijn van onjuiste, onvolledige of laattijdige informatie of toegang verstrekt door de Klant, van door de Klant zelf aangebrachte wijzigingen aan de opgeleverde oplossing, noch voor storingen bij hostingproviders of software van derden waarop de oplossing steunt.
 

Elke aanspraak op schadevergoeding vervalt van rechtswege indien deze niet binnen 30 kalenderdagen na het ontdekken van de schade, en in elk geval niet later dan 6 maanden na de feiten, schriftelijk aan Flowassist werd gemeld.
 

10. Geheimhouding

Beide partijen behandelen alle vertrouwelijke informatie waarvan zij kennis krijgen in het kader van de uitvoering van de overeenkomst strikt vertrouwelijk, ook na beëindiging van de overeenkomst, behoudens voorafgaande schriftelijke toestemming of wettelijke verplichting tot bekendmaking.
 

11. Duur, beëindiging en exit-assistentie

Overeenkomsten met bepaalde duur eindigen automatisch bij afloop van de looptijd. Overeenkomsten van onbepaalde duur kunnen door elke partij worden opgezegd mits een opzegtermijn van 1 maand, per e-mail met ontvangstbevestiging.

Flowassist kan de overeenkomst met onmiddellijke ingang beëindigen bij zware wanprestatie door de Klant, waaronder wanbetaling na ingebrekestelling die niet binnen 14 dagen wordt rechtgezet.
 

In afwijking van de opzegtermijn van 1 maand voor overeenkomsten van onbepaalde duur, worden Flowcare Plus en Pro aangegaan voor een initiële duur van 12 maanden en zijn zij niet tussentijds opzegbaar, behoudens bij zware wanprestatie van de andere partij. Bij het verstrijken van deze termijn wordt het abonnement stilzwijgend verlengd voor opeenvolgende periodes van 12 maanden, tenzij één van beide partijen uiterlijk 1 maand vóór het einde van de lopende periode schriftelijk (e-mail volstaat) opzegt.
 

Bij beëindiging verleent Flowassist de Klant, op eenvoudig verzoek, redelijke bijstand bij de overdracht van data en toegang aan de Klant of een nieuwe dienstverlener, tegen het op dat moment geldende uurtarief van Flowassist.
 

12. Betalingsvoorwaarden

Automatisatieprojecten worden gefactureerd volgens de in de overeenkomst bepaalde modaliteiten (projectprijs met voorschot). Doorlopende ondersteuningsdiensten, indien overeengekomen, worden via een vaste periodieke vergoeding gefactureerd.
 

Facturen zijn betaalbaar binnen 14 kalenderdagen na factuurdatum. Bij laattijdige betaling is van rechtswege en zonder ingebrekestelling een verwijlintrest van 10% per jaar verschuldigd, verhoogd met een forfaitaire schadevergoeding van 10% van het factuurbedrag (minimum € 75).
 

Bij overeenkomsten van onbepaalde duur kan Flowassist haar tarieven jaarlijks indexeren op basis van de evolutie van de Belgische gezondheidsindex, mits voorafgaande schriftelijke kennisgeving van minstens 30 dagen.
 

13. Bewijs
Partijen aanvaarden dat elektronische communicatie (o.a. e-mail) als geldig bewijs kan dienen tussen partijen, met dezelfde bewijswaarde als een ondertekend papieren document.
 

14. Overmacht

Geen van beide partijen is aansprakelijk voor een tekortkoming die het gevolg is van overmacht, waaronder begrepen: ziekte of arbeidsongeschiktheid van Matthias Deseyne (gelet op de aard van Flowassist als eenmanszaak), storingen bij hostingproviders of derde software, en andere omstandigheden redelijkerwijze buiten de wil van partijen.
 

15. Diverse bepalingen

De nietigheid of onafdwingbaarheid van een bepaling tast de geldigheid van de overige bepalingen niet aan. Het nalaten door Flowassist om op enig moment een recht af te dwingen, geldt nooit als verzaking aan dat recht. Flowassist kan deze voorwaarden wijzigen; de op het moment van de opdrachtbevestiging geldende versie is van toepassing.
 

16. Toepasselijk recht en geschillen

Op alle overeenkomsten met Flowassist is het Belgisch recht van toepassing, met uitsluiting van de bepalingen van internationaal privaatrecht inzake toepasselijk recht. Bij geschillen zijn uitsluitend de rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement West-Vlaanderen bevoegd.